Interview met Rob van Damme van Humanitas

Vragensteller: Bert de Wolff/Bizcast
Het interview is te beluisteren door op de verschillende play knoppen te klikken.
Het is ook mogelijk het complete interview te downloaden in mp3 formaat.

01 - Informatie over Stichting Humanitas

Bert de Wolff
Stichting Humanitas heeft gekozen voor het IO zorgregistratiesysteem van NEDAP, wij praten daarover met Rob van Damme.

Rob van Damme
Ik ben Rob van Damme, ik ben lid van de Raad van Bestuur van Stichting Humanitas, een stichting voor ouderenzorg in het Rijnmondgebied, en ik heb de portefeuilles Financiën, ICT, Facilitair beheer en Zorgregistratie.

02 - De huidige registratiemethodiek

Bert de Wolff
Wil je eens beginnen met te schetsen hoe jullie huidige registratiesysteem verloopt?

Rob van Damme
Op dit moment werken wij als volgt: Onze medewerkers gaan met een papier op stap naar de klanten en noteren op dat papier de tijd waarop ze de woning binnen gaan, wat ze daar doen en wanneer ze de woning weer verlaten. Nou dat papier dragen ze met zich mee, de hele dag in hun dienst vullen ze dat in en aan het eind van de dag leggen ze dat bij de administratie neer. En dan heb je het dus over complexen: wij hebben extra-murale complexen waar zo'n 70-80 cliënten wonen, waar dus ook een redelijke hoeveelheid van die medewerkers rondlopen. Dus iedere dag liggen daar 40-50 formuliertjes bij de administratie te wachten. Dat gaat dus dag in, dag uit, dag en nacht gaat dat door, de hele week. En die stapels moeten door de administratie in de database geklopt worden. Een gigantische hoop administratie, want er worden natuurlijk fouten gemaakt met dat inkloppen, dus er is een heel systeem opgezet, waar wij teamleiders hebben die dat weer controleren of het goed was. Vervolgens gaat het naar de financiële administratie, die bekijken het nog een keer of er geen fouten zijn gemaakt, die kloppen het weer opnieuw in in de formulieren die wij naar het zorgkantoor moeten sturen, de formulieren die wij naar het CAK voor de eigen bijdrage moeten sturen. Dus het is een gigantische administratieve rompslomp, waar wij - wij hebben dat eens over de duim berekend - honderdduizenden euros per jaar aan kwijt zijn. Gewoon aan het hele administratieve gedeelte.

03 - Eisen aan het nieuwe registratiesysteem

Bert de Wolff
Wat stond jullie vooral voor ogen bij de keuze van het nieuwe systeem?

Rob van Damme
Wat wij nou eigenlijk willen is dat onze medewerkers, hè, de verzorgers, de verpleegsters dat die hun vak zonder administratieve rompslomp kunnen uitvoeren. En niet hoeven nadenken over hoe lang ze in die woning zijn, en wat zeg maar of dat nou in de functie huishoudelijke verzorging, of de funktie verpleging of de funktie ondersteunende begeleiding valt. Ze moeten weten: moet ik een boterham smeren, moet ik een injectie geven, moet ik boodschappen gaan doen, moet ik wat administratie gaan doen, dat moeten ze weten, maar die hele - zeg maar AWBZ-taal, daar moeten we ze helemaal niet mee lastig vallen. Onze administratie die moet een eenvoudig systeem hebben, gewoon een heldere database, heldere overzichten, duidelijke software, waarin ze kunnen zien cliënten, waarin ze makkelijk cliënten kunnen toevoegen, wat kunnen veranderen. Dus zeg maar: de schermopbouw moet voor hun makkelijk zijn. En voor het management geldt: Kijk wij hebben bij Humanitas een hele platte organisatie, heel weinig management en die moeten dus mensen aansturen en die moeten dus geen tijd verspillen met de formuliertjes moeten nakijken, vierkantstellingen maken, die moeten vrij snel van iedere individuele cliënt kunnen zien: krijgt de cliënt de zorg die we met hem of haar hadden afgesproken, krijgt die die zorg. Nou die moet met een soort eenvoudige blik moet die kunnen zien van: gaan we niet over de indicatie heen, gaan we niet over het zorgplan heen, teveel of te weinig. Nou die drie elementen die hebben wij in het IO-systeem van Nedap gevonden.

04 - Belangrijke factoren bij het kiezen van de juiste partner

Bert de Wolff
Was er buiten wat je al aangaf verder nog een faktor belangrijk in jullie keuze voor Nedap?

Rob van Damme
Voor ons is het belangrijk geweest dat wij een stabiele partner hebben uitgekozen, dus een partner waarvan we weten dat die een produkt heeft die ook in de komende jaren verder ontwikkeld wordt. Hè, wij staan als Humanitas niet stil, dus wij willen ook een partner die meebeweegt. Vandaar dat wij - we hebben nu gekozen voor ik zal maar zeggen het basic, maar we zijn zeker van plan om verder te gaan met, zeg maar, ook allerlei moderne snufjes.

05 - Implementatie, wijze van en het tijdspad

Bert de Wolff
Op welke wijze hebben jullie de implementatie van het nieuwe systeem ingezet?

Rob van Damme
Wij hebben gekozen voor de implementatie voor een grote groep mensen die meedenkt met de implementatie, we hebben ze gekscherend de Denkers genoemd, en een klein groepje dat wij de Doeners hebben genoemd, die heel, zeg maar dagelijks met de implementatie bezig zijn. Dus de applicatiebeheerder, de controller, het hoofd financiën, die echt iedere stap volgen van de implementatie.

Bert de Wolff
Hoe zit het met het tijdpad van de implementatie?

Rob van Damme
Wij zijn begin oktober van dit jaar (2006) echt begonnen met de aftrap en met de implementatie en wij hebben daar drie maanden voor uitgetrokken, zodat we op 1 januari 2007 kunnen zeggen 'het draait'. We zitten dus nu midden in die implementatie. We hebben een eigen cliëntenpas ontworpen, die komt binnenkort. We hebben de IO's inmiddels uitgeleverd aan alle locaties. We hebben het systeem ingericht, de mensen zijn op cursus aan het gaan, in groepen. We zijn dus cliënten aan het koppelen en we zijn personeelsleden in het systeem aan het inbrengen. Dus er wordt heel druk gewerkt en zoals het er nu naar uitziet gaan we die 1 januari echt halen. Dan gaan heel kort de twee systemen naast elkaar laten bestaan, dus zowel de handgeschreven administratie als het nedapsysteem, maar als wij zien dat het goed loopt dan gooien we zometeen met een hele diepe zucht de papiere overboord en gaan we verder met het IO-systeem.

06 - Reacties van de medewerkers

Bert de Wolff
Heb je al tussentijdse reakties vernomen?

Rob van Damme
Wat ik nu terug hoor zijn enthousiaste verhalen, van medewerkers die inderdaad het systeem logisch vinden, en makkelijk. En het hele projekt wordt heel goed begeleid en we schieten dus heel erg goed op.

07 - Omgang met privacy vraagstukken

Bert de Wolff
Hoe zijn jullie omgegaan met eventuele bezorgdheid rond de privacy?

Rob van Damme
Nou in iedere locatie hebben wij ofwel een complexcommissie van huurders ofwel een cliëntencommissie. Met die complexcommissies en cliëntenraden hebben wij overleg gehad, hebben wij ook het systeem aan ze uitgelegd, hebben we uitgelegd dat het enige waar ze - tussen aanhalingstekens - 'last' van hebben is een pas aan de binnenkant op de deur . We hebben uitgelegd dat die pas verder niks anders doet dan een begin- en een eindtijd registreren, dus dat we daar voor hun helemaal niks geen gegevens op zetten en dat we verder niks anders doen en registreren dan dat we in de oude situatie ook al deden. Dus naam, adres, woonplaats, uiteraard hun indicatie en de hoeveelheid zorgtijd die ze van ons krijgen, en we merken dat cliënten daar helemaal geen moeite mee hebben als zeg maar de verzorgende uitlegt dat hij of zij daardoor minder rompslomp heeft, dan hebben die mensen zoiets van: prima meid, ga je gang, ik zie die pas wel op de deur komen en voor de rest maak ik me daar helemaal geen zorgen over

08 - Toekomstplannen Humanitas m.b.t. registratie

Bert de Wolff
Zijn er in dit stadium bij Humanitas al plannen voor de toekomst?

Rob van Damme
Wat ons betreft met dit systeem als een eerste stap en met een eerste stap waarop we - net wat ik ook net zei - met een diepe zucht het papierwerk achter ons laten. Maar dan zijn we er nog niet want wij leveren, of geven ook veel zorg, maar met name dienstverlening, niet alleen in de woningen, maar ook door ons hele complex, daar blijft nog even die papierenregistratie wel, maar in onze dagverzorging en in onze dienstverlening door concierges, recepties, daar willen we ook wat gaan doen met het meer electronisch registreren van de zorg en dienstverlening. Dus dat wordt een stap die we hierna gaan zetten

Bert de Wolff
Tot zover Rob van Damme van Stichting Humanitas over hun nieuwe IO-zorgregistratiesysteem van Nedap. Rob, bedankt voor dit gesprek.

Rob van Damme
Graag gedaan.